Van bestelling tot bezorging: het nieuwe systeem van De Rijdende Groenteman
Voor De Rijdende Groenteman bouwden we een oplossing van A tot Z. Van de webshop en automatische bezorgplanning tot picken, routeoptimalisatie en naleveringen.
Voor De Rijdende Groenteman hebben we een compleet nieuw systeem gemaakt. Een nieuwe webshop die praat met onze software. Omdat De Rijdende Groenteman zelf bezorgt, moesten we oplossingen bedenken die veel verder gaan dan alleen het aannemen van een bestelling.
Hoe zorgen we ervoor dat bestellingen automatisch op de juiste bezorgdag worden gepland? En hoe weet de bezorger precies waar, wanneer en in welke volgorde hij moet bezorgen?
Al deze problemen hebben we opgelost door een oplossing van A tot Z te leveren. Niet één losse koppeling, maar één werkwijze die begint bij de bestelling en pas stopt wanneer de klant zijn producten heeft ontvangen.
Eerst begrijpen hoe De Rijdende Groenteman werkt
Samen met De Rijdende Groenteman begonnen we met een aantal intakegesprekken. Hoe verloopt de operatie nu? Waar loopt het team tegenaan? En welke informatie moet iemand zelf onthouden om de dag goed te laten verlopen?
Eigenlijk kwamen we tot één conclusie: alles kost veel tijd. Te veel zelf onthouden, zonder systeem. Geen goed inzicht in wat er besteld moet worden en geen centraal overzicht van wat er nog bezorgd moet worden. Alles werd zelf afgestreept, via appjes bijgehouden en de route zat vooral in het geheugen.
Dit kan natuurlijk even werken. Maar De Rijdende Groenteman is behoorlijk doorgegroeid en bezorgt inmiddels groente en fruit bij zo'n 800 klanten per week. Op die schaal moet het anders. Vandaar dat we dit project zijn gestart.
Het FK Mainframe voor De Rijdende Groenteman
We brachten in kaart welke bestaande software er al was en hoe we die tools goed bij elkaar konden brengen in één applicatie. Shopify voor de webshop. Spoke voor het berekenen en rijden van de route. En daartussen ons eigen systeem: het FK Mainframe voor De Rijdende Groenteman.
Het Mainframe is het brein achter alles wat er gebeurt. We onthouden elke bestelling, iedere actie en de bijbehorende tijden. Zodra een klant via de Shopify-webshop bestelt, begint de magie.
In de admin-app worden regio's ingesteld. Daar koppelt De Rijdende Groenteman steden, dorpen en postcodes aan een bezorgdag. De bestelling komt binnen, het Mainframe leest het bezorgadres en koppelt de bestelling automatisch aan de juiste dag.
Zodra de bezorgdag duidelijk is, wordt er een picklijst voor die dag aangemaakt. Alle bestellingen die volgens de regio-instellingen op die bezorgdag vallen, worden aan de juiste lijst toegevoegd. Ook late bestellingen blijven zichtbaar en kunnen nog mee in een aparte late ronde.
Goed, we hebben een lijst met bestellingen en dus een lijst met producten. Dan kunnen we naar stap twee: picken.
Eerst de route, dan het picken
Bij De Rijdende Groenteman werkt picken net anders dan bij een normale webshop. Daar maakt de volgorde vaak niet zoveel uit, tenzij je met vaste magazijnlocaties werkt. Hier is die volgorde juist enorm belangrijk. Waarom? De route.
Stel dat er op dinsdag 120 bestellingen bezorgd moeten worden. Wat is dan de beste route? Hiervoor gebruiken we de Spoke API. We sturen alle orders voor die dag naar Spoke en krijgen iets heel moois terug: een gesorteerde lijst op basis van de snelste route. Vanaf het depot, langs alle klanten en uiteindelijk weer terug naar het depot.
Nu we de route en de volgorde weten, kunnen we beginnen met picken. We draaien de gesorteerde lijst van Spoke nog één keer om. Daardoor wordt de bestelling die als eerste bezorgd moet worden als laatste gepickt en als laatste in de bus gezet.
De bestellingen worden vervolgens in die volgorde in de bus geladen. Bij de eerste stop kan de bezorger de laatst ingepakte bestelling direct uit de bus pakken. Alles ligt op volgorde, dus zoeken is niet meer nodig. Dat scheelt tijd bovenop de tijd die al wordt gewonnen met een geoptimaliseerde route.
Zodra de bus vol is en alles is gepickt, drukt de picker op “route definitief maken”. De route wordt nog één keer geoptimaliseerd, want er kunnen ook late orders zijn binnengekomen die nog mee moeten.
Van de bus naar de voordeur
Daarna komt de route terecht in de bezorgapp. Via de Spoke-app en Apple CarPlay wordt de bezorger van stop naar stop begeleid om iedere bestelling af te leveren.
Zodra een bestelling bij een stop als afgeleverd wordt gemarkeerd, luisteren wij naar dat signaal. Het Mainframe verwerkt de status en zorgt dat de klant een mail krijgt dat de bestelling is bezorgd.
En als er iets niet goed gaat?
Naast de happy flow zijn er natuurlijk dingen die fout kunnen gaan. Ook die hebben we tijdens de intake besproken. Daar kwam naar voren dat het belangrijk is dat klanten op de hoogte worden gehouden van bijzonderheden, zoals missende artikelen of kwaliteitsverschillen.
Daarom bouwden we in de pick-app een scherm waarmee de picker direct een probleem bij een artikel kan aangeven. Het probleem wordt geregistreerd en voor het missende aantal wordt automatisch een backorder gemaakt.
De klant krijgt een mail en de backorder gaat opnieuw door de hele keten: een nieuwe order, een nieuwe planning en een plek op de volgende picklijst. De volgende dag staat de nalevering netjes klaar om alsnog mee te gaan.
Een missend artikel is geen appje meer dat iemand moet onthouden. Het wordt automatisch een nieuwe, gecontroleerde flow.
Livegang betekent aanwezig zijn
Op maandag 10 augustus ging het systeem live. Er waren al veel bestellingen binnengekomen via de webshop. Fijn! Toch liepen we meteen tegen iets aan: de picklijst kon niet worden aangemaakt.
Gelukkig was Frank op locatie in het magazijn. Samen hebben we het probleem onderzocht en opgelost, waarna de operatie gewoon door kon gaan. Juist op zo'n eerste dag wil je niet op afstand toekijken; je wilt naast de mensen staan die met het systeem moeten werken.
Daarom vinden wij het bij FK Software belangrijk dat we een project van A tot Z opleveren. Een goede intake, een goede development- en testfase en een goede oplevering. Niet alleen software bouwen, maar zorgen dat het in de dagelijkse praktijk ook echt werkt.
Van webshop tot bezorging: één systeem dat onthoudt, plant en opvolgt wat er moet gebeuren.
Dat is het FK Mainframe voor De Rijdende Groenteman. Het brein achter iedere bestelling, route en uitzondering, zodat het team minder hoeft te onthouden en meer tijd overhoudt voor klanten.